In de moderne zakelijke wereld speelt mobiliteit een steeds belangrijkere rol. Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om hun wagenpark efficiënter, duurzamer en kosteneffectiever te beheren. Een van de meest innovatieve hulpmiddelen die hierbij kan helpen, is de wagenparkkaart. Deze kaart biedt bedrijven niet alleen gemak bij tanken, laden en onderhoud, maar helpt ook bij administratie, rapportage en kostenbesparing.
In dit artikel gaan we dieper in op wat een wagenparkkaart is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn, welke aanbieders er zijn, en hoe je de juiste kaart voor jouw bedrijf kunt kiezen.
1. Wat is een Wagenparkkaart?
Een wagenparkkaart is een multifunctionele betaal- en beheertool die speciaal is ontworpen voor bedrijven met meerdere voertuigen. Deze kaart kan worden gebruikt om te tanken, elektrische voertuigen te laden, tol te betalen, autowasbeurten af te rekenen, en soms zelfs onderhouds- en parkeerkosten te betalen.
De kaart wordt gekoppeld aan het wagenpark van het bedrijf, waardoor de administratieve last sterk wordt verminderd. In plaats van losse bonnetjes, afzonderlijke betalingen en onduidelijke kostenstromen, worden alle transacties overzichtelijk geregistreerd op één factuur.
Een wagenparkkaart kan worden uitgegeven op voertuigniveau (gekoppeld aan een specifiek kenteken) of op bestuurderniveau (gekoppeld aan een specifieke werknemer).
2. Hoe werkt een Wagenparkkaart?
Het gebruik van een wagenparkkaart is eenvoudig en intuïtief. Hieronder volgt een overzicht van het proces:
- Aanvraag:
Het bedrijf vraagt de kaarten aan bij een aanbieder van wagenparkoplossingen, zoals MKB Brandstof, Shell, TotalEnergies of DKV. - Activatie:
De kaart(en) worden geactiveerd en gekoppeld aan voertuigen of bestuurders. - Gebruik:
Bestuurders gebruiken de kaart om brandstof te tanken of het voertuig op te laden bij aangesloten tankstations en laadpunten. De betaling wordt automatisch verwerkt via het bedrijfsaccount. - Registratie:
Alle transacties worden digitaal geregistreerd en beschikbaar gesteld via een online portal of mobiele app. - Facturatie:
Maandelijks ontvangt het bedrijf één verzamelfactuur met btw-specificatie, waardoor de boekhouding eenvoudiger wordt.
3. Soorten Wagenparkkaarten
Niet elke wagenparkkaart is hetzelfde. Afhankelijk van de aard van het wagenpark kan een bedrijf kiezen uit verschillende soorten kaarten:
a. Brandstofkaarten
De meest bekende variant. Hiermee kunnen chauffeurs tanken bij een netwerk van aangesloten tankstations. De kaart werkt vaak landelijk of zelfs internationaal.
b. Laadkaarten
Speciaal voor elektrische of hybride voertuigen. Deze kaarten geven toegang tot duizenden laadpunten in Nederland en Europa.
c. Combinatiekaarten (hybride kaarten)
Steeds populairder. Hiermee kan zowel brandstof als elektriciteit worden afgerekend – ideaal voor bedrijven met een gemengd wagenpark.
d. Servicetotaalkaarten
Sommige aanbieders bieden kaarten waarmee niet alleen brandstof en stroom kunnen worden betaald, maar ook tol, onderhoud, carwash en parkeren.
4. De voordelen van een Wagenparkkaart
Een wagenparkkaart biedt tal van voordelen, zowel voor grote ondernemingen als voor het MKB.
a. Administratieve efficiëntie
Geen losse bonnetjes meer! Alle transacties worden automatisch geregistreerd, wat tijd bespaart voor zowel bestuurders als de financiële administratie.
b. Kostenbesparing
Dankzij overzichtelijke rapportages krijg je inzicht in brandstofverbruik, rijgedrag en onderhoudskosten. Zo kun je verspilling verminderen en zuiniger rijden stimuleren.
c. BTW-teruggave
Omdat alle kosten overzichtelijk op één factuur staan met btw-specificatie, wordt het indienen van btw-aangifte eenvoudiger.
d. Veiligheid en controle
De kaart kan worden beperkt tot specifieke uitgaven (bijv. alleen brandstof of alleen opladen) en is beveiligd met een pincode. Ongeoorloofd gebruik kan dus worden voorkomen.
e. Milieubewust wagenparkbeheer
Met laadkaarten en CO₂-rapportages helpen veel aanbieders bedrijven om hun ecologische voetafdruk te verkleinen en te rapporteren over duurzaamheid.
f. Nationaal én internationaal gebruik
Veel kaarten zijn geldig in meerdere Europese landen – handig voor transportbedrijven en internationale ondernemingen.
5. Hoe kies je de juiste Wagenparkkaart?
De keuze hangt af van verschillende factoren, zoals het aantal voertuigen, het type brandstof, de regio en de bedrijfsdoelen. Hieronder vind je een aantal aandachtspunten:
a. Type voertuigen
Heeft jouw wagenpark vooral dieselvoertuigen, elektrische auto’s of een mix?
- Diesel → kies een kaart met korting bij grote tankstations.
- Elektrisch → kies een kaart met breed laadnetwerk.
- Hybride → kies een combikaart.
b. Netwerkdekking
Controleer of de kaart toegang biedt tot tankstations of laadpunten in de regio waar jouw chauffeurs actief zijn.
c. Extra diensten
Sommige kaarten bieden extra functies zoals tolbetaling, carwash of onderhoud. Dit kan handig zijn voor grotere wagenparken.
d. Kostenstructuur
Let op vaste kosten, transactiekosten en eventuele servicekosten. Een goedkope kaart is niet altijd de voordeligste als er veel verborgen kosten zijn.
e. Rapportage en inzicht
Kies een aanbieder die duidelijke rapportages biedt via een dashboard of app, zodat je brandstofverbruik, CO₂-uitstoot en kosten eenvoudig kunt volgen.
6. Populaire aanbieders van Wagenparkkaarten
Er zijn in Nederland verschillende betrouwbare aanbieders van wagenparkkaarten. Hieronder een overzicht van enkele bekende namen:
1. MKB Brandstof
Een van de meest gebruikte oplossingen voor het MKB.
- Geldig bij meer dan 3.000 tankstations.
- Ook geschikt voor elektrisch laden.
- Eén verzamelfactuur voor alle kosten.
2. Shell Card
Zeer bekend internationaal merk.
- Groot netwerk in Nederland en Europa.
- Online beheerportaal met uitgebreide rapportage.
- Mogelijkheid voor CO₂-compensatie.
3. DKV Card
Ideaal voor internationaal transport.
- Geldig in meer dan 40 landen.
- Ondersteunt ook tol- en onderhoudsbetalingen.
- Sterk in logistiek en transportsector.
4. TotalEnergies Card
- Groot netwerk van tankstations en laadpunten.
- Focus op duurzaamheid en efficiëntie.
- Digitale tools voor wagenparkbeheer.
5. MoveMove Card
Flexibele totaaloplossing voor mobiliteit.
- Eén kaart voor tanken, laden, parkeren en OV.
- Populair bij bedrijven met hybride werkvormen.
7. Wagenparkbeheer en digitalisering
Digitalisering speelt een steeds grotere rol in wagenparkbeheer. Moderne wagenparkkaarten zijn vaak gekoppeld aan digitale platforms die realtime inzicht geven in:
- Brandstofverbruik
- Kilometerstanden
- CO₂-uitstoot
- Onderhoudsstatus
Via deze platforms kunnen fleetmanagers proactief beslissingen nemen, zoals het optimaliseren van routes, het plannen van onderhoud of het vervangen van voertuigen.
8. Duurzaamheid en de rol van elektrische voertuigen
De overstap naar duurzame mobiliteit is niet meer weg te denken. Steeds meer bedrijven kiezen voor elektrische of hybride voertuigen. Wagenparkkaarten spelen hierin een cruciale rol, omdat ze het opladen eenvoudig maken en inzicht bieden in de milieuprestaties van het wagenpark.
Sommige aanbieders leveren zelfs CO₂-rapportages die helpen bij het behalen van ESG-doelstellingen en duurzaamheidsrapportage.
9. Veiligheid en fraudecontrole
Wagenparkkaarten zijn beveiligd met persoonlijke pincodes en kunnen worden beperkt tot specifieke uitgaven. Daarnaast bieden sommige aanbieders functies als:
- Notificaties bij verdachte transacties
- Kilometerregistratie
- Tijd- en locatiebeperkingen
Zo wordt fraude binnen het wagenpark vrijwel onmogelijk.
10. Toekomst van de Wagenparkkaart
De toekomst van de wagenparkkaart ligt in integratie en duurzaamheid. Nieuwe trends zijn onder meer:
- Integratie met telematica (zoals voertuigtracking)
- AI-gestuurde analyses voor routeoptimalisatie
- CO₂-compensatieprogramma’s
- Mobility-as-a-Service (MaaS), waarbij de kaart toegang biedt tot OV, deelauto’s en e-bikes
Deze ontwikkelingen maken het beheer van mobiliteit steeds slimmer en duurzamer.
11. Kosten en besparingsmogelijkheden
De kosten van een wagenparkkaart variëren per aanbieder. Gemiddeld liggen de maandelijkse kosten tussen €2 en €10 per kaart. Daarbovenop komen eventuele transactiekosten of servicekosten.
De besparing komt vooral voort uit:
- Minder administratietijd
- Betere kostencontrole
- Lagere brandstofkosten
- Slimmer rijgedrag door inzicht in verbruik
Op jaarbasis kunnen bedrijven honderden tot duizenden euro’s besparen, afhankelijk van de omvang van hun wagenpark.
12. Conclusie
Een wagenparkkaart is veel meer dan een simpele tankpas. Het is een krachtig hulpmiddel voor bedrijven die hun mobiliteit willen stroomlijnen, kosten willen beheersen en duurzaam willen werken.
Of je nu een klein bedrijf hebt met drie bestelwagens of een groot transportbedrijf met honderden voertuigen – met een goede wagenparkkaart heb je grip op elke kilometer, elke liter en elke euro.
Door te kiezen voor een aanbieder die past bij jouw type wagenpark, kun je niet alleen administratieve lasten verlagen, maar ook je bedrijfsvoering optimaliseren en bijdragen aan een schonere toekomst.